Приветствую Вас, уважаемый Коллега!
Продолжаем тему структурирования и систематизации информации.
Инструменты этого раздела используются как при командной работе, так и в случаях, когда Вы, например, в одиночку работаете с какой-то большой задачей, и у Вас есть необходимость структурировать информацию. Это важная часть процесса выработки решений, технологий командной работы, да и вообще деятельности любого управленца.
В первом посте из этой серии мы с Вами рассмотрели два инструмента – Таблицы и Матрицы. В этом рассмотрим ещё четыре.
Поехали.
3. Ментальные карты
Итак, третий инструмент — это ментальная карта. Я влюблен в ментальные карты! Я их использую очень активно! При работе с Клиентами, для себя… Я пишу статьи с помощью ментальных карт, я пишу книги с использованием ментальных карт, готовлю раздаточные материалы, проекты и многое другое. Их ещё называют интеллект-картами. Мне не очень нравится это название, потому что в оригинале это Mind Map. Скорее это «карта ума». Как работает наш ум, как он двигается. Ментальная карта по сути дела моделирует работу нашего ума. Наше мышление нелинейно, и ментальная карта тоже. Она состоит из таких «островков», по которым как будто двигается наш ум.
Представьте ситуацию, что Вы в первый раз в жизни организуете свадьбу. И Вы не знаете, с чего начать. И Вы начинаете строить ментальную карту. В центре пишете слово «свадьба», а от него делаете ответвления – питание, гости, музыка, развлечения, выпивка; как гости приедут, какая будет рассадка. И что здесь очень важно (не устану повторять) – ментальная карта не линейна! Делая план сложного нового мероприятия, Вы не знаете заранее, что там будет вообще. Поэтому Вы не можете сразу составить таблицу или другой жестко структурированный документ. Иногда пытаются так делать, но это неправильно! Вы пока не имея всего массива данных сразу загоняете себя в клетку. Поэтому сначала – свободный поток сознания. Потому что, например, думая о музыкантах, Вы вдруг можете вспомнить про зубочистки. И вы прыгаете туда, на соответствующий «островок» (мы это называем «кластер»). Так вот Вы «прыгаете» на соответствующий кластер, в котором написано про салфетки, солонки и т.п. Либо создаете новый кластер.
Ментальные карты и работа ума
Таким же образом работает наш ум! Он прыгает, он работает ассоциативно. Так же думают участники в процессе командной работы. Поэтому особенно при решении новых сложных задач, которые изначально не структурированы, ментальная карта – это лучший инструмент. Дальше какие-то её кусочки можете загонять в таблицы, матрицы, куда угодно. Но начинаем с ментальной карты.
4. Диаграмма Ишикавы
Одна из разновидностей ментальных карт это диаграммы Ишикавы (также Исикавы), или «Рыбий скелет» (Fish-bone). Вы видите картинку. Диаграмма по форме напоминает рыбий скелет. Это точна такая же ментальная карта. Отличие состоит в том, что карта эта имеет определенную направленность. Мы видим как бы позвоночник, отходящие от него пять основных костей и ещё маленькие косточки. Ишикава не был ученым. Это был практикующий, как сказали бы сейчас, Топ-менеджер. Он руководил компанией Mitsubishi и искал способы уменьшения или устранения брака, дефектов. Он использовал эту диаграмму для поиска причины брака и дефектов.
Мы с Вами тоже можем взять все причины брака и определенным образом их структурировать. Соответственно на одном конце диаграммы пишем слово «Брак», а дальше все причины, которые к нему приводят. Эти причины необходимо найти, проанализировать, классифицировать, разложить по этим «косточкам» рыбки и дальше что-то с ними делать. Это очень удобная и наглядная диаграмма. Рекомендую Вам использовать «Рыбий скелет» в случаях, когда речь идёт о диагностике. Поиск причин брака – это тоже диагностика. Или диагностика причин ухода Клиентов. Подобные задачи более наглядны, когда ментальная карта имеет направленность. Мы видим, что как будто все причины ведут к одному слову – брак, или уход Клиентов, или чему-то подобному.
Диаграмма Ишикавы — применение
И вторая ситуация, когда лучше, чтобы ментальная карта имела определенную направленность, движение, это когда задача как-то распределена по времени. Когда есть так называемый timeline, или временная шкала. Тогда выстраиваем «косточки» в соответствии с этой временной шкалой.
Сейчас есть масса софта для построения ментальных карт – и облачного, и обычного, инсталлируемого на компьютер. И во многих подобных программах уже есть заготовки, в том числе «Рыбий скелет», поскольку это один из часто используемых каркасов, схем для структурирования информации.
5. Алгоритм и блок-схема
Следующий инструмент – это алгоритм и/или блок-схема. Блок-схема фактически является графическим изображением алгоритма. Что такое алгоритм? Это определенная последовательность шагов. Кто программировал, наверняка знакомы с алгоритмами. Уверен, и Вы сталкивались, даже если не программировали никогда. Когда Вы, например, звоните в банк, или службу технической поддержки, а Вам отвечает робот. У робота есть определенный алгоритм, и он Вас по этому алгоритму «ведет». Спрашивает, по какому вопросу Вы позвонили, предлагает выбор. Дальше в зависимости от этого может быть ещё выбор и так далее. Для графического изображения алгоритма используются блок-схемы. Там есть прямоугольники, ромбы (когда процесс может пойти про разным «веткам») и так далее.
Блок-схемы, алгоритмы подходят очень хорошо для описания процессов. Например, Клиент обратился в Вашу фирму с жалобой. Ваш сотрудник выясняет проблему, уточняет её. Дальше в зависимости от того, чья это ошибка, процесс идет в ту или иную сторону. В процессе может быть сколь угодно шагов, веток (или вариантов). Главное «прокачать» весь алгоритм.
Моя рекомендация – не делать сложных алгоритмов! Если процесс сложный – бейте на куски! Идеальное описание процесса – это что-то похожее на инструкцию по безопасности в самолете. Простая, четкая последовательность шагов и её графическое изображение.
6. Сетевые и календарные графики
Это инструмент работы с задачами, в которых есть распределение задач и ресурсов, и есть распределение этих задач во времени. Хороший пример такой задачи – ремонт квартиры. Там есть определенная последовательность шагов, там большое количество разнообразных работ, и каждая со своими объёмами, со своими ресурсами. Мало того, между работами есть взаимосвязи – например, какие-то работы можно начинать только после окончания других. Какие-то можно делать в параллель. Как всё это скомпоновать, как всё это свести воедино? Один из инструментов – это сетевые и календарные графики.
Я проходил их когда-то в институте. Не любил страшно! Не понимал, что на самом деле нам дают работающие инструменты управления проектами.
Сетевые и календарные графики позволяют не просто визуализировать весь проект, его шаги, но и управлять им. Например, в случае необходимости увеличивать или уменьшать количество ресурсов с тем, чтобы не «поехали» сроки проектов.
Хочу отметить, что в софте для составления ментальных карт Вы найдете заготовки как для алгоритмов и блок-схем, так и для календарных и сетевых графиков.
В следующем посте поговорим о двух последних инструментах из этой серии.
Рекомендую Вам также прочесть посты «Качество управленческих решений», «Командная работа — 8 принципов Гармоничных Команд» и другие посты в рубрике «Управленческие решения» и «Командная работа».
Спасибо Вам! Удачи!
