17
Окт
«Враг вступает в город, пленных не щадя, оттого, что в кузнице не было гвоздя»
Самуил МАРШАК, «Гвоздь и подкова»
Приветствую Вас уважаемый Коллега!
Уверен, Вам понятен посыл, содержащийся в приведенной цитате. В подготовке командной работы важны все детали и нюансы! Мы с Вами обсудили варианты помещений и рассадки в процессе командной работы. Это часть третьего принципа Гармоничных Команд – логистики командной работы. В этом же посте поговорим об оборудовании и оснащении.
Я уже писал о том, что в технологиях командной работы логистика обеспечивает максимальную концентрацию Участников на задаче, решаемой командой. Пройдемся тезисно по основным элементам.
Думаю, не лишне подчеркнуть, что для командной работы надо готовить всё заранее. Никаких сюрпризов быть не должно! Неработающих проекторов, не пишущих маркеров и т.п. В дальнейших постах мы поговорим о Правилах командной работы. Одно из правил – начинаем и заканчиваем вовремя. Соответственно к моменту начала сессии должно быть готово всё – оборудование, флипчарты, планшеты, ручки, маркеры, бейджи и т.п. Если есть необходимость в доске, она тоже должна быть.
Канцелярия
Обычно это ручки (поначалу Участники приходят на сессии, размахивая руками), маркеры, бейджи, писчая бумага или блокноты. 
Если командная работа проходит не за столами, всем Участникам выдаем планшеты (чтобы было на чем писать).
Оборудование
Главная задача оборудования – визуализация для всех Участников командной работы. Основные элементы здесь – проектор и экран. Обычно в конференц-помещениях проекторы висят максимально неудобно (по центру), так что ведущий заслоняет экран. А кабель от проектора выведен куда‑нибудь в дальний угол. Поэтому по моей практике мы обычно приносим и ставим свой проектор и свой экран.
Флипчарты
Когда люди работают в группе, велика вероятность, что они будут видеть одну и ту же ситуацию по-разному. Это происходит из-за разницы в стилях, культуре, опыте, системе ценностей, интересах. Первый шаг к разрешению такой ситуации – реальный обмен информацией. Ведение записей для всех Участников на флипчарте является мощным дополнением к устным коммуникациям. Это гораздо лучше, чем когда кто-то в уголке тихо ведет протокол, который никому не виден, пока его не распечатали и не разослали всем. Запись ключевых элементов обсуждения для всех показывает прогресс в работе группы. Вместе с целями группы, которые тоже видны всем, а также решаемой задачей, такая запись помогает команде держаться в фокусе решаемой задачи и двигаться в одном направлении.
Я обычно ставлю два флипчарта. Тогда в случае проведения мозгового штурма идеи Участников «перетекают» с одного листа на другой, и текущие два листа всегда в поле зрения.
Листы флипчартов я потом обязательно вывешиваю на стену, чтобы был виден весь «слепок» командной работы.
Доски
Минус досок в том, что их нельзя перелистывать. С другой стороны, это удобно, когда надо нарисовать большую схему или диаграмму. Я обычно в таких случаях делаю фото прежде чем стереть текущий рисунок. Тогда его можно будет вывести на экран в случае необходимости.
И ещё – ни разу не видел, чтобы купленные за бешеные бабки интерактивные доски использовались.
Раздаточные материалы
Раздаточные материалы рассылаются всем Участникам заранее, если предполагается ознакомление с ними перед сессией, либо распечатываются и раздаются во время сессии. Мой Вам совет, – при всей любви к природе, – не экономьте бумагу! Делайте нормальную раздатку!
Вода и кофе-брейки
Это важный элемент любой большой сессии (без этого просто нельзя, люди работают напряженно несколько дней). Но я обычно даже во время текущей командной работы предлагаю руководству компании организовывать кофе-брейки. Это в любом случае магнит. Люди не расходятся, стоят, обсуждают вопросы самой сессии или просто производственные вопросы. Ну и, конечно, это воспринимается как комплемент от компании.
Фиксация продуктов сессии
Очень часто во время групповых сессий я поручаю ассистенту (кто-то из сотрудников компании) вводить в параллель со мной записи того, что появляется на флипчартах, в компьютер.
Тогда сразу по окончании мозгового штурма мы можем начать структурировать полученные предложения. Обычно я делаю это прямо на экране.
Это очень краткий, тезисный обзор элементов логистики командной работы. Моя памятка по подготовке серьезных сессий занимает 8 страниц. И я готов более детально осветить любой из пунктов. Так что спрашивайте, задавайте вопросы!
Рекомендую Вам также прочесть посты «Качество управленческих решений», «Командная работа — 8 принципов Гармоничных Команд» и другие посты в рубрике «Управленческие решения» и «Командная работа».
Спасибо! Удачи Вам!
